حوار مع السيد الأستاذ / هشام البطل مدير عام الشئون الإدارية

حوار مع السيد الأستاذ / هشام البطل

مدير عام الشئون الإدارية

في بداية حديثنا نرحب بسيادتك ونشكرك علي الدور الذي تقدمه للشركة وتتشرف إدارة العلاقات العامة بعمل حوار مع سيادتك لنشره في مجلة الشركة الإلكترونية.

· بدايةً ما هي المؤهلات الدراسية التي أهّلت سيادتك لهذا المنصب المتميز؟

بالنسبة للمؤهل الدراسي فأنا حاصل علي ليسانس حقوق عام 1994، وقد عُينت في قطاع البترول عام 1998، وتمت إعارتي إلي شركة PMS في فترة تأسيسها، وتم تعييني بها في أكتوبر عام 2001، ثم حصلت علي (دبلومة إدارة الأعمال) بكلية التجارة جامعه عين شمس عام 2006، وتدرجت في الوظائف حتي وصلت إلي عملي كمدير عام للشئون الإدارية في يناير عام 2015

· ما هي مهام واختصاصات الإدارة العامة للشئون الإدارية ؟

تتضمن الإدارة العامة للشئون الإدارية خمسة إدارات عامة مساعدة وكل إدارة لها اختصاصات تكمّل بها الإدارات الأخرى وذلك علي النحو التالي :

أولاً :الإدارة العامة المساعدة لشئون العاملين:

هي الإدارة المختصة بإنهاء كل الاجراءات التي تخص العامل بداية من التعيين وفقاً وإحتياجات كل إدارة عامة من تخصصات ووظائف، ومتابعة الحضور والانصراف والأجازات والمأموريات للعاملين بالشركة ، وكذا دراسة الشكاوى والتظلمات المقدمة من العاملين وفقاً واللوائح المعمول بها بالشركة كما تختص بإعداد تقارير الكفاية السنوية لكل عامل واستيفائها من المدير العام/المساعد المختص ، بالإضافة إلى دراسة أقدمية العاملين بالشركة والمستوفيين لضوابط الترقية وفقاً ومدد خبرتهم وأحكام لائحة شئون العاملين .

ثانياً : الإدارة العامة المساعدة للاستحقاقات والتأمينات الاجتماعية:

تختص بتنفيذ اللوائح والقوانين فيما يتعلق بإستحقاقات العاملين الشهرية وإنهاء إجراءات التأمينات الاجتماعية الخاصة بهم وكذلك حساب المتغيرات الشهرية التي تطرأ على الأجور وحساب مستحقات العاملين فيما يتعلق بالتعويضات سواء في حالات المعاش أو الوفاة .

ثالثاً : الإدارة العامة المساعدة للتنظيم وأساليب العمل:

تعمل على إعداد وتطوير الهيكل التنظيمي للشركة، وبطاقات وصف الوظائف لتحديد متطلبات ومهام كل وظيفة، والمسئوليات المتعلقة بها وكذا نظم وأساليب العمل والدورات المستندية بما يحقق إنسيابية تنفيذ الأعمال، ويمنع التضارب والازدواج بين الإدارات العامة المختلفة، كما تختص ببرامج الإعداد والتحريك للعمالة، وإعداد الهياكل التنظيمية للمشروعات ( فريق عمل كل مشروع ).

رابعاً : الإدارة العامة المساعدة للتدريب وتنمية الموارد البشرية:

تختص إدارة التدريب وتنمية الموارد البشرية بإعداد وتأهيل العاملين لشغل الوظائف وتلبية التوجهات المستقبليه للشركة ، ورفع مستويات المهارة وتحسين الأداء ، وتخفيض تكلفة العمالة الأجنبية وتحقيق أفضل استثمار للموارد البشرية الوطنية وتحديد الاحتياجات التدريبية للعمالة في ضوء متطلبات مشروعات الشركة وإداراتها المختلفة، كما تعمل على إعداد خطة التدريب السنوية وإجراء تنفيذ البرامج التدريبية داخل الشركة وخارجها بالتنسيق مع المراكز التدريبية المتخصصة وإدارات الشركة المهنية و إجراء الدراسات اللازمة لقياس العائد من العملية التدريبية وتقييم المتدربين والبرامج والمراكز التدريبية.

وفي ضوء تعليمات السيد المهندس / السيد البدوي محمد رئيس مجلس الإدارة والعضو المنتدب، يعد التدريب من أولى اهتمامات سيادته للنهوض بالشركة بكفاءة العاملين ومهاراتهم ، فقد تم تخطيط الاحتياجات التدريبية وتم الاستعانة بمدربين من الشركة والحاصلين علي درجات الدكتوراه و ذوي الكفاءة والخبرة المتخصصة لتنفيذ هذه البرامج بقاعة التدريب بالشركة وبذلك تم الاستغناء عن كثير من مراكز التدريب الخارجي وتوفير العديد من تكلفة التدريب ، فضلاً عن تدريب عدد (4) من العاملين بالشركة بالخارج مما أدى إلى الإستغناء عن العمالة الأجنبية بذات المهنة والذى حقق وفر كبير للشركة .

خامساً : الإدارة العامة المساعدة للعلاقات الصناعية:

تختص الإدارة العامة المساعدة للعلاقات الصناعية بتنفيذ أعمال الخدمات العامـة والتشغيل والصيانــة للسيـــارات (القاهرة – الأسكندرية) ، والمصاعد بالمركز الرئيسي للشركة ، ومتابعة عقود مقاولي التغذية والنظافة بالوحدات البحرية، ووضع برامج إحلال وتجديد الصيانة للأثاث والمفروشات والأجهزة الكهربائية علي مستوي الشركة واحتياجات أعمال صيانة السيارات والأجهزة الكهربائية والأجهزة المكتبية من قطع الغيار والمستلزمات بالمركز الرئيسي ، وتنفيذ الصيانة الدورية والإصلاحات البسيطة بالمرافق والسيارات والأجهزة بالمركز الرئيسي والصيانة الدورية من خلال الشركات والورش المتخصصة وتقوم أيضاً بأعمال البوفيهات بالمركز الرئيسي للشركة وأيضاً أعمال البريد المركزي وتسجيل وتوزيع البريد الوارد والصادر من و إلى الشركة، بالإضافة الي كل ما يخص نقل العاملين بالورادي .

· ما هي خططك المستقبلية للإستمرارية في نجاح الدورات التدريبية ؟

بالنسبة للخطط المستقبلية للتدريب فنحن في بداية عام جديد 2017 وفي الوقت الحالي تقوم الإدارة العامة المساعدة للتدريب وتنمية الموارد البشرية بعمل حصر شامل لعدد الدورات التي تم الاستفادة منها وحصر عدد العاملين اللذين تم تدريبهم وهل يحتاجون الي إعادة تنفيذ أي دورة مرة أخري وكذلك حصر العاملين الذين لم يتم تدريبهم ومعرفة أسباب عدم تدريبهم ، كما نقوم بعمل حصر لإمكانية تطوير هذة الدورات أو تغييرها مع الاستعانة بالكوادر الأخري التي يمكن الاستعانة بها وبناء عليه يتم تجهيز المواد العلمية لإجراء المحاضرات.

· علي أي أساس يتم عمل الهياكل التنظيمية للشركة؟ وما هي إمكانية فتح درجات وظيفية (بوكسات) جديدة ؟
من المهم توضيح أن الهياكل التنظيمية يتم تطويرها وتعديلها دائماً وفقاً وحاجة العمل بالشركة ووفقاً ولائحة شئون العاملين المعتمدة من مجلس الإدارة والجهات المختصة وقانون العمل وقد تم إجراء عدد (19) تعديل على الهيكل التنظيمى للإدارة العليا وتم اعتمادها جميعاً من مجلس إدارة الشركة مثل دمج الإدارات ببعض أو فصل إدارات عن بعض ليكون هناك سهولة وسرعة في تنفيذ الأعمال المطلوبة فمن أهم التعديلات بالهيكل الجديد هو فصل الإدارات التالية ( الصيانة – البحرية ) إلي الديناميكية وغير الديناميكية بحيث يكون لكل إدارة مدير عام مسئول بدل من وجود العديد من المهام تحت إشراف ومسؤولية مدير واحد، وكذلك تغيير الإدارة العامة المساعدة لمحاسبة المشروعات لتصبح ضمن نطاق إشراف السيد المحاسب/ مساعد رئيس الشركة للشئون المالية ـــ ومن أهم مسئولياتها هو التحصيل وهو ما يحقق سهولة في معرفة وترتيب وتحصيل مستحقات الشركة وبالتالي سداد التزاماتها وتنفيذ احتياجات إدارات الشركة المختلفة ، فالتعديل في الهيكل لا يتم جذافاً بل للاحتياج الفعلي لهذا التعديل.

أما بالنسبة إلي باقي المستويات الوظيفية (الأول – الثاني – الثالث) فقد تم إجراء عدد (19) تعديل ويتم اعتمادها من السيد المهندس/ رئيس مجلس الإدارة والعضو المنتدب ـ كما يتم عمل بطاقة وصف لكل مستوى وظيفي فعلي سبيل المثال ، المستوي الأول (مدير إدارة – رئيس قسم) تكون وظائف إشرافية أما بالنسبة للوظائف النمطية للمستويات و الوظائف المختلفة تكون عبارة عن مطلب لشغل الوظيفة أي عبارة عن ما يسمي بجدول ترتيب الوظائف وهذا الجدول يضع شروط عامة لشغل كل وظيفة.

أما في الوقت الحالي لسنا بحاجة لإستحداث وظائف جديدة لأنه ليس لها أي تأثير على الترقيات فوظيفة مدير إدارة تساوي وظيفة منسق ممتاز أي أنه لايوجد أي فرق في المسمى الوظيفي فالامتيازات المالية والمعنوية واحدة.

· ما هو النظام المتبع لتحويل عقود العاملين الي عقود دائمة ؟

تم تحديد ضوابط تحويل العقود منذ عام 2001 ومنذ تاريخه وحتي الآن تسعي إدارة الشركة إلى تحقيق الأفضل للعاملين لمنحهم دفعة للعمل ولبث روح الانتماء لديهم ، وبناءً عليه يتم تعديل تلك الضوابط لتحقيق ذلك علي النحو التالي:

- تحويل عقود الحاصلين علي (مؤهلات عليا هندسية) بعد سنتين.

- تحويل عقود الحاصلين علي (مؤهلات عليا غير هندسية) بعد ثلاث سنوات (قبل ذلك كانت بعد أربع سنوات).

- تحويل عقود الحاصلين على (المؤهلات فوق المتوسطة) بعد أربع سنوات (قبل ذلك كانت بعد ستة أو ثمان سنوات ).

- تحويل عقود (المؤهلات المتوسطة) بعد ستة سنوات.

- تحويل عقود (السائقين) بعد عشر سنوات.

- تحويل عقود (الحاصلين على الشهادة الإعدادية أو أقل من المتوسط) بعد عشر أو اثني عشر عام.

· هل هناك نظام للعاملين الذين تجاوز سنهم 45 سنة ولم يوقعوا عقد دائم لأمكانية استفادتهم من المعاش التكميلي عند إحالتهم للتقاعد؟

بالنسبة لأمكانية الأستفادة من نظام المعاش التكميلي تم عمل نظام طُبق منذ عام 2013، ويتم عمل حصر سنوي في أول كل عام بعدد وأسماء العاملين الذين سوف يتم بلوغهم 44 سنه لكي يتم تحويل عقودهم وفقاً وتاريخ ميلادهم وكان أول قرار بتحويل مواليد 1967وذلك حرصاً من إدارة الشركة على تحقيق أقصى إستفادة للعاملين بها .

· ما هي ضوابط ضم سنين الخبرة ؟ وهل يوجد تعيينات جديدة الآن ؟

أولاً: ضم سنين الخبرة منصوص عليه في اللائحة الخاصة بجميع شركات البترول والذي يتطلب :

– أن يكون الموظف مؤمن عليه فعلياً من جهة عمله السابق (لا تكون التأمينات مشتراه).

– أن يكون لديه شهادة خبرة دالة علي مدة العمل الخاصه به.

– أن تكون الشهادة في مجال العمل الحالي.

مثال : في حالة احتياج الشركة لأخصائي علاقات عامة وتقدم إلى هذه الوظيفة محاسب فلا تُحتسب له سنوات خبرة ، لأن اللائحة تنص علي : ضرورة أن تكون الخبرة في نفس المجال لينفع بها الشركة .

ثانياً: لا يوجد تعيينات جديدة لأن عدد العاملين في الشركة 3500 عامل تقريباً ، والسياسة الحالية هي الاستفادة من الموارد البشرية الموجودة وإعادة توزيعهم وتشغيلهم بما يحقق الصالح العام.

فنحن الآن لدينا احتياج للأمن في مشروع ظُهر ، ونقوم بالاستعانة بما لدى الشركة من عاملين والحاقهم للعمل بالإدارة العامة للأمن وعند الانتهاء من الأعمال المسندة اليهم يتم عودتهم الي الإدارات الخاصة بهم وممارسة أعمالهم مرة أخري.

· هل يوجد الآن عاملين بالشركة بعقود يومية ؟

لا يوجد الآن في الشركة عقود يومية ، ففي عام 2011 قد أعلنت إدارة الشركة بأنه علي نهاية عام 2015 سيتم تحويل جميع العقود المؤقتة، وهذا الوعد قد نُفذ بالفعل وتم تحويل جميع العقود وفقاً ومدد عملهم في القطاع ، وهذه الضوابط قد أعلنت لجميع العاملين في الشركة في ذلك الوقت.

· ما هو دور مدير عام الشئون الإدارية في لجنة التظلمات ؟

مدير عام الشئون الإدارية ليس له دور في اتخاذ أي قرار في لجنة التظلمات انما يقتصر دوره على تنفيذ قرارات اللجنة فقط وليس له الحق في مراجعة القرارات ولا التعقيب عليها، مع العلم بأن لجنة التظلمات بها أعضاء من شئون العاملين ، و أنا أري أن من حق كل عامل أن يتقدم بتظلم للجنة التي تقوم بدورها بدراسة وبحث كل حالة ، واختصاص الإدارة العامة للشئون الإدارية هو تنفيذ قرارات اللجنة فقط .

· وماذا عن لجنة شئون العاملين؟

تختلف لجنة شئون العاملين عن لجنة التظلمات ، حيث أن مدير عام الشئون الإدارية هو مقرر اللجنة الذي يقوم بعرض الاختصاصات الوارد النص عليها بالمادة 13 بلائحة شئون العاملين ، فعلى سبيل المثال فأنا من يقوم بعرض التقرير السنوي علي اللجنة حيث نبدأ بتجميع التقارير ونقوم بطبعها وإرسالها الي الإدارات المعنية ويتم مراجعتها والالتزام بالنسب ، وفي حالة وجود تجاوز نحاول تنظيمه بحيث تكون النسب وفقاً بما هو وارد بلائحة شئون العاملين والعرض علي اللجنة وأيضاً من ضمن اختصاصات لجنة شئون العاملين الإجازات الخاصة بدون أجر والترقيات.

· ما هي ضوابط ضم المؤهلات العليا أثناء العمل ؟

أضيف للجنة شئون العاملين مؤخراً من يطلب ضم مؤهل أعلي ، يتم عرض الطلب بمذكرة للنظر فيها ومراجعة المؤهل الذي حصل عليه وعلاقته بمجال عمله بالشركة ، أي من يعمل بالشئون القانونية وحصل علي مؤهل ليسانس آداب فهذا المؤهل لا يفيد مجال عمله بالشركة ففي مثل هذه الحالة يتم رفضه من قبل لجنة شئون العاملين.

· تقوم بعض الشركات بعرض التقرير السنوي علي العاملين ومعرفتهم به ، فهل من الممكن تطبيق هذا بشركتنا ؟
نعم لا يجود مانع ، وللتوضيح قد تم هذا في العام السابق بتوجيهات من السيد المهندس / السيد البدوي رئيس مجلس الإدارة – بأن يقوم السادة نائب / ومساعدي رئيس الشركة ومديري العموم بإعلام جميع العاملين بالإدارات بتقييمهم السنوي ، وتم تكليفي بعمل بيان بالتقييمات بكل الإدارات العامة بالشركة وتم إرسال هذا البيان لكل مدير عام بتقييمات السادة العاملين معه ، كما أشار السيد المهندس / السيد البدوي رئيس مجلس الإدارة بأنه في حال إبلاغه من قبل أحد العاملين بعدم معرفته بالتقرير السنوي الخاص به سيتم محاسبة المسئول كما طالب سيادته أن يكون هناك شفافية مع العاملين لمعرفه نقاط الضعف والعمل علي تقويتها.

· وهل تم إحاطة العاملين بتقاريرهم فعلاً؟

هذا من شأن المدير المختص بكل إدارة وليس من شأن الإدارة العامة للشئون الإدارية.

· ما هي خططك لتحسين وسائل النقل؟

في الوقت الحالي نحن متعاقدين بالأمر المباشر مع شركة بتروتريد وكانت هناك مشاكل بسبب عدم توافر بديل ولذلك قمنا بالبحث عن بديل والحمد لله وفقنا في ذلك بالاتفاق مع شركات بديلة في هذا المجال فى حال وجود مشكلة مع شركة (بتروتريد) ، وفي الفترة الأخيرة ليس هناك أي مشاكل أو شكاوي في عملية نقل الورادي والحمد لله أستطاعت إدارة الشركه توفير أي سيوله مطلوبه من أجل نقل الورادي.

· ما إمكانية تحديث الأثاث المتهالك بالشركة ؟

بالنسبة للأثاث سيتم تغييره علي مراحل ، فنحن لا نستطيع شراء كل شئ تحتاجه الشركة في وقت واحد لوجود العديد من الالتزامات الأخرى، وقد قمنا بعمل حصر للأثاث المتهالك والقديم نوعاً ما وفي موازنه عام 2017 سيتم استبداله بأثاث جديد، ونحن نسعي جاهدين لحل أي مشاكل أو إصلاحات علي الفور من خلال إدارة الصيانة.

· ما هي ضوابط الإجازات المرضية ومدي تأثيرها علي الترقيات والتقرير السنوي للعامل؟
هناك فرق بين الإجازة المرضية والإجازة الخاصة بدون أجر وأجازه رعاية الطفل ، فالأجازة المرضية ليس لها علاقه بالترقيات ولكن لها تأثير غير مباشر في بعض الأحيان فاللائحة تنص علي أن أخذ العامل إجازة مرضية تزيد عن ستة أشهر فيكون تقديره جيد حكماً ، وإذا كان تقديره فالعام السابق جيد جداً يؤخذ أخر تقرير أُعد عن العامل أيهما أفضل ، ومنذ تاريخ انشاء الشركة لا يوجد أي عامل حصل علي أجازة مرضية ولم يتم ترقيته ، بل بالعكس هناك عاملين تم ترقيتهم وهم بالاجازة المرضية لأن حصول العامل على أجازة مرضية هو ظرف اضطراري ليس للعامل دخل به وعلى الشركة تقدير ذلك .

أما الأجازات بدون أجر أو رعاية الطفل هي التي تؤثر وتؤخر الترقية عام كامل من تاريخ عودة العامل للعمل ، ويطبق هذا علي كل الفترات سواء كانت مدة الإجازة شهر أو سنة أو ثلاث سنوات جميعهم سواء.

· ما هو رد فعلك عندما تري ما يكتب علي مواقع التواصل الأجتماعي ؟

أحياناً أراها وأحياناً يبلغني زملائي بما فيها، وأغلبها بها أشياء غير صحيحة. وقد قمت بالرد عليها وفي النهاية اكتشفت ان الحساب الخاص بصاحب الشكوى (الأكونت) وهمي من الأساس.

· كم عدد العاملين اللذين تم ترقيتهم على مستوى الشركة ؟

لقد تم ترقية عدد (809 ) موظف من المستوى الأول والثاني والثالث ، وتم ندب وترقية عدد (60) موظف من الإدارة العليا وتم تطبيق القرار اعتباراً من (1 /1 / 2017 ) .

· و ماذا عن باقي العاملين المستوفين الشروط اللازمة للترقي؟

سوف يتم النظر في ترقية باقي العاملين الذين لم يشملهم قرار الترقيات الصادر في 1/2/2017 و ذلك خلال النصف الثاني من العام الحالي إن شاء الله .

· وفي النهاية هل لسيادتك أي اضافة في ختام الحديث ؟

أريد أن أؤكد علي سياسة الشركة الجديدة وتعليمات السيد المهندس رئيس مجلس الإدارة علي أننا جميعاً مسئولون عن أي استفسارات أو شكاوى ، وضرورة حلها من أكبر إلي أصغر موظف ،كما يجب علينا الرد على كل الشكاوى بكل شفافية ووضوح والتأكد من صحتها ومحاولة حلها بموضوعية .

فيجب على جميع العاملين بالشركة أن يكونوا يد واحدة لتخطي الأزمة ، والمحافظة علي الشركة ، للارتقاء بها والإعلاء من شأنها.